書類の電子化

書類の電子化についてですが、電子化とはアナログ信号をデジタル信号に変換することを指し、デジタイズともいわれ、音声だけでなく写真やビデオなどをスキャナーでスキャンしてコンピュータに取り込むことも指します。また、デジタル化された結果をデジタル表現、デジタル画像、デジタル形式などと呼んだりします。最近ネット上で住所などから場所を検索するときに使われる電子地図は、さまざまな地理的画像や地図をデジタイズすることによって作成されています。

書類の電子化とペーパーレス化

書類の電子化とペーパーレス化を同じものと考えている方も多いのではないでしょうか？会社においてパソコンやネットワークを充実させることによってペーパーレス化が実現できると思っていいたのに、そのようにならないのはなぜでしょうか？まず、文書の管理を個人任せにしていることが原因の1つだと考えられます。文書管理のルールを決定し、それを社員に徹底することが必要です。ですが、ペーパーレス化をすることによって業務の効率が落ちてしまう場合もありますから、紙にすることが必要なのかどうかを見極めることが難しいといえます。

書類の電子化　株券電子化

書類の電子化で、今最も注目されているのは株券の電子化です。有価証券のペーパーレス化とは、国債、社債、株式などの有価証券の券面を発行せずに、その権利の移転などの管理を電子的に行うものです。国債や社債についてはすでに電子化が終わっていて、株券の電子化は2009年1月5日から実施されます。これに伴って証券会社のホームページなどではQ&Aコーナーなどを設けて株主に注意を促しています。ちなみに、これまで株券が発行さえていない、いわゆる登録株は各社が開設する特別口座で管理されます。